Selbstständige & Gewerbetreibende

 

– können jederzeit Rechnungen stellen.
– brauchen nur eine Steuernummer vom Finanzamt.
– bei Kleinunternehmerregelung entfällt sogar die Umsatzsteuerpflicht bis 22.000 € Jahresumsatz.

✅ Selbstständige Coaches oder Beraterinnen haben hier keine Hürde.

Angestellte

 

– dürfen grundsätzlich nebenberuflich selbstständig arbeiten, solange sie ihren Arbeitgeber informieren und keine Konkurrenz entsteht.
– eine Genehmigung ist nur bei bestimmten Branchen (z. B. öffentlicher Dienst) erforderlich.
– sie müssen ein Kleingewerbe oder eine freiberufliche Tätigkeit anmelden, um Rechnungen stellen zu dürfen.

✅ In 95 % der Fälle ist das problemlos möglich – sie müssen nur melden, dass sie nebenberuflich tätig sind.

Rentnerinnen und Pensionierte

 

– dürfen selbstständig tätig sein und Rechnungen stellen.
– sie müssen Einnahmen versteuern, und es kann Auswirkungen auf die Rentenhöhe geben, wenn sie vor der Regelaltersgrenze sind.
– ab der Regelaltersgrenze gibt es in der Regel keine Einkommensgrenze mehr.

✅ Auch hier ist es rechtlich einfach möglich – sie müssen lediglich das Gewerbe anmelden.

Arbeitslose oder Menschen im ALG-Bezug

 

– können selbstständig arbeiten, müssen es aber bei der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter anmelden.
– Einkommen wird auf Leistungen angerechnet.
– bei ALG I gilt eine Grenze von 15 Stunden/Woche für Nebenjobs.

✅ Auch möglich – aber sie sollten vorher prüfen, wie es sich auf ihre Leistung auswirkt.

Personen mit Gewerbeverbot oder Schulden in Insolvenz

 

– dürfen unter Umständen keine Selbstständigkeit anmelden.
– hier ist eine individuelle Prüfung nötig.

❗ Das ist der einzige echte Hinderungsgrund. Diese Fälle sind aber selten.

Was bedeutet „Kleinunternehmerregelung“ genau?

 

Die Kleinunternehmerregelung ist eine gesetzliche Vereinfachung für kleine Unternehmen und Selbstständige.
Wenn Dein Umsatz unter bestimmten Grenzen bleibt, bist Du von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Das heißt:

Du weist auf Deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus.
Du musst keine Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt abgeben.
Du musst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

👉 Du kannst sofort starten und verdienst netto das, was Du auf der Rechnung stehen hast.

Begriffsklarheit vorab

 

Kleingewerbe = kleine gewerbliche Tätigkeit (Einzelunternehmen/GbR) ohne Kaufmannsstatus.

Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) = umsatzsteuerliche Vereinfachung: Du weist keine Umsatzsteuer aus, solange Du unter den gesetzlichen Umsatzgrenzen bleibst (aktuell idR 22.000 € im Vorjahr / 50.000 € im laufenden Jahr; jährlich prüfen).
Du meldest ein Gewerbe an und wählst im Steuerfragebogen die Kleinunternehmerregelung.

Empfehlung für CoachNest Coaches

 

Für 90 % der Menschen, die mit Coaching starten, ist die Kleinunternehmerregelung der perfekte Start:

kein kompliziertes Steuerwissen nötig,

einfache Rechnungserstellung,

volle Auszahlung ohne Abzüge,

rechtssicher und sofort umsetzbar.

❗ Wichtig: Auch als Kleinunternehmer:in musst Du Einnahmen und Ausgaben dokumentieren und in der Steuererklärung angeben (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR).

 

💡 Merke:
Die Kleinunternehmerregelung ist keine Unternehmensform, sondern eine steuerliche Vereinfachung.
Du bist trotzdem Unternehmer:in – nur eben ohne Umsatzsteuerpflicht.

Schritt 1 – Vorbereitung

(10-15 Min.)

Rechtsform: Einzelunternehmen (empfohlen für den Start).

Geschäftsname: z. B. „Heart & Soul Coaching – Vorname Nachname“. Dein bürgerlicher Name muss im Außenauftritt erkennbar sein.

Tätigkeitsbeschreibung (kurz & neutral):

„Coaching und Beratung (Persönlichkeitsentwicklung), Online-Workshops, Gruppen- und Einzelcoachings, digitale Programme.“

(Keine Heilaussagen, keine geschützten Berufsbezeichnungen ohne Befugnis.)

Unterlagen bereitlegen: Personalausweis/Reisepass, ggf. Meldebescheinigung; bei Nicht-EU: Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur selbständigen Tätigkeit.

Haupt- oder Nebenerwerb festlegen und Startdatum wählen (realistisch; rückwirkend kann Mehraufwand bedeuten).

Schritt 2 – Gewerbe anmelden beim Gewerbeamt
(online oder vor Ort, 10–20 Min.)

Zuständig ist Stadt-/Gemeindeverwaltung am Wohn-/Betriebssitz (oft Online-Portal verfügbar).

Formular GewA 1 („Anmeldung eines Gewerbes“) ausfüllen:

Persönliche Daten, Anschrift (Home-Office ist möglich)

Tätigkeit wie oben

Beginn der Tätigkeit (TT.MM.JJJJ)

Haupt-/Nebenerwerb

Gebühr zahlen (typ. 20–60 €) und Gewerbeschein erhalten (sofort oder per Post).

Automatische Meldungen: Das Gewerbeamt informiert Finanzamt, IHK (Coaching → IHK, keine HWK), ggf. Berufsgenossenschaft. Du bekommst später Post.

Schritt 3 – Steuerlicher Fragebogen beim Finanzamt
(ELSTER, 30–45 Min.)

Du erhältst einen Link/Brief zum „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ (ELSTER).

Wichtigste Felder:

Tätigkeit: wie in Schritt 1

Gewinnermittlung: EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung)

Umsatzsteuer: Häkchen bei „Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG“ (wenn gewünscht)

Umsatz-/Gewinnschätzungen: realistisch, nicht zu hoch

Bankverbindung für Steuererstattungen

USt-IdNr. optional beantragen (empfohlen bei EU-Kunden/B2B)

Danach bekommst Du per Post Deine Steuernummer für Rechnungen.

Schritt 4 – Basis-Setup fürs Arbeiten
(60–90 Min.)

 

 

(Geschäfts-)Konto eröffnen (empfohlen, sorgt für klare Trennung).

Rechnungsprogramm/Vorlage einrichten (fortlaufende Nummern).

Buchhaltung light: EÜR-taugliches Tool oder einfache Belegablage (digital ok).

Impressum/Datenschutz:

Nicht nötig, wenn Du ausschließlich über CoachNest/Heart & Soul gebucht wirst und keine eigene Seite/Formulare betreibst.

 

Pflicht, wenn Du eigene Landingpage, Formulare, Newsletter etc. nutzt.

Schritt 5 – IHK & Berufsgenossenschaft
(10–20 Min.)

 

IHK: automatische Mitgliedschaft; Kleingewerbe zahlen meist geringe Beiträge.

Berufsgenossenschaft: Registrierungsmeldung kommt; im Coaching oft geringe Relevanz, aber Post beantworten.

Was bedeutet „selbstständige Erwerbstätigkeit“ genau?

 

In der Schweiz spricht man nicht von „Gewerbe“ oder „Kleinunternehmerregelung“, sondern von einer selbstständigen Erwerbstätigkeit.

Diese wird nicht beim Gewerbeamt angemeldet, sondern vor allem bei der AHV-Ausgleichskasse und – je nach Umsatz – bei der Mehrwertsteuerbehörde.

 

In der Schweiz kannst Du theoretisch sofort starten, sobald Du selbstständig arbeitest.
„Selbstständig“ bedeutet:

Du trägst unternehmerisches Risiko

Du entscheidest selbst über Preise und Aufträge

Du arbeitest nicht weisungsgebunden

Du trittst unter eigenem Namen und Rechnung auf

👉 Das bedeutet: Es gibt keinen „Gewerbeschein“ wie in Deutschland. Du kannst sofort loslegen – musst Dich aber zeitnah bei der AHV anmelden.

 

Innerhalb weniger Wochen nach Aufnahme Deiner Tätigkeit musst Du Dich bei der kantonalen AHV-Ausgleichskasse als selbstständigerwerbend anmelden.

 

Du füllst ein Formular aus („Anmeldung als selbstständig Erwerbende:r“).

Du legst einfache Nachweise bei, z. B. erste Rechnungen, Offerten, Visitenkarte, Website oder Vertrag mit CoachNest.

Die AHV prüft, ob Du tatsächlich selbstständig bist (Kriterien siehe oben).

✅ Nach Anerkennung erhältst Du eine AHV-Nummer und bezahlst auf Deinen Gewinn (nicht Umsatz!) AHV/IV/EO-Beiträge (ca. 5–10 %).

 

In der Schweiz gibt es keine Kleinunternehmerregelung wie in Deutschland. Stattdessen gilt:

Wenn Dein Jahresumsatz unter 100.000 CHF liegt, musst Du keine Mehrwertsteuer abrechnen.

Du kannst Dich freiwillig eintragen lassen (z. B. wenn Du viele Vorsteuerabzüge willst).

👉 Für fast alle CoachNest-Teilnehmerinnen bedeutet das: keine MWST-Pflicht zu Beginn.

 

In der Schweiz ist der Einstieg als Coach noch einfacher als in Deutschland. Es gibt keinen Gewerbeschein, keine Kleinunternehmerregelung und keine Umsatzsteuerpflicht bis 100.000 CHF. Wer über CoachNest arbeitet, kann praktisch sofort starten – die Anmeldung bei der AHV ist der wichtigste Schritt.

Rechtliches & Formalitäten

 

Gewerbeanmeldung: Sobald Du regelmäßig Einnahmen erzielst, musst Du ein Gewerbe anmelden (in Deutschland beim Gewerbeamt, in der Schweiz Anmeldung bei der AHV).

Kleinunternehmerregelung: Prüfe, ob Du sie nutzen willst (§19 UStG, bis 22.000 € im Vorjahr und 50.000 € im laufenden Jahr). Dann weist Du keine Umsatzsteuer aus, musst aber den Hinweis auf der Rechnung ergänzen.

Impressum & Datenschutz: Sobald Du eine eigene Website oder Landingpage nutzt oder einen Newsletter verschickst, brauchst Du ein vollständiges Impressum und eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung.

AGB & Widerrufsrecht: Für digitale Angebote und Coachings sind Allgemeine Geschäftsbedingungen und klare Informationen zum Widerrufsrecht erforderlich.

Rechnungen & Buchhaltung: Rechnungen müssen alle Pflichtangaben enthalten. Außerdem bist Du verantwortlich für Deine Buchführung und Steuererklärung.

Versicherung & Haftung: Eine Berufshaftpflichtversicherung ist dringend zu empfehlen, um Dich bei eventuellen Schadensfällen abzusichern.

Technik & Infrastruktur

 

Website / Landingpage: Du brauchst eine professionelle Seite, auf der Dein Angebot erklärt wird und wo Menschen buchen können.

Zahlungsabwicklung: Du musst ein Bezahlsystem einrichten, das rechtssicher Zahlungen abwickelt (inkl. Widerrufslogik, Zahlungsbestätigungen etc.).

Newsletter-System: Für Follow-up und Marketing brauchst Du ein DSGVO-konformes E-Mail-Tool mit Double-Opt-in.

CRM / Kundendaten-Verwaltung: Kundendaten dürfen nicht einfach per Excel verwaltet werden – ein strukturiertes System ist nötig.

Termintools: Systeme wie Calendly müssen DSGVO-konform eingebunden sein.

Video-Tools: Für Online-Coachings brauchst Du verlässliche Lösungen (Zoom, Teams, etc.), inklusive Datenschutzkonzept.

Marketing & Sichtbarkeit

 

Positionierung: Ohne klare Positionierung weiß niemand, ob Dein Angebot zu ihm passt. „Coach für alles“ funktioniert nicht.

Zielgruppe & Sprache: Du musst wissen, mit wem Du sprichst und wie Du sie erreichst.

Content-Strategie: Sichtbarkeit entsteht über regelmäßige, wertvolle Inhalte auf Social Media, Blog oder Newsletter.

Organisches Marketing: Du musst Reichweite und Vertrauen aufbauen – und das dauert Zeit.

Bezahlte Werbung: Später kommt bezahlte Werbung dazu – und die muss strategisch aufgebaut und professionell gemanagt werden.

Produkt & Angebot

 

Produktentwicklung: Dein Angebot muss ein konkretes Ergebnis versprechen und logisch aufgebaut sein.

Struktur & Ablauf: Du brauchst ein durchdachtes Konzept mit Modulen, Übungen, Ergebnisschritten.

Preisgestaltung: Du musst lernen, wie man Preise kalkuliert und kommuniziert – und wie man Angebote verkauft.

Sales-Prozess: Ohne Verkaufsstruktur und Gesprächskompetenz wird es schwer, regelmäßig Kundinnen zu gewinnen.

💡 Fazit:
All das kannst Du lernen – aber es ist viel. Genau deshalb scheitern viele am Anfang nicht an ihrer Coaching-Kompetenz, sondern an Technik, Prozessen, Recht und Marketing.

 

Genau hier setzt CoachNest an: Wir nehmen Dir all diese Punkte ab oder führen Dich strukturiert hindurch. So kannst Du Dich von Anfang an auf das konzentrieren, was Du liebst – Menschen begleiten.

Tools & Systeme, die Du brauchst, wenn Du alles selbst machst

Wer sein Coaching-Business ohne CoachNest aufbauen will, braucht nicht nur fachliche Kompetenz, sondern auch eine ganze Reihe technischer Werkzeuge.

 

Ohne sie geht es nicht – und jedes davon muss eingerichtet, rechtssicher eingebunden und regelmäßig gepflegt werden.

 

Hier findest Du einen Überblick über die wichtigsten Tools und wofür sie gebraucht werden, damit Du von Anfang an weißt, was hinter den Kulissen notwendig ist.

 

Für Deine Website und Landingpage, also die zentrale Anlaufstelle für Dein Angebot, kommen Systeme wie WordPress, Wix oder Funnelcockpit zum Einsatz. Sie ermöglichen Dir, Dein Angebot sichtbar zu machen, Vertrauen aufzubauen und Interessentinnen einen ersten Eindruck von Deiner Arbeit zu geben. Dazu gehören Einrichtung, Design und regelmäßige Pflege.

 

Damit Kundinnen Deine Leistungen auch bequem buchen und bezahlen können, brauchst Du eine Zahlungsabwicklung. Tools wie Thrivecart, CopeCart oder Digistore24 übernehmen sichere Zahlungsprozesse, stellen Rechnungen aus und sorgen für einen DSGVO-konformen Ablauf. Hier geht es um die technische Einrichtung, Schnittstellen und rechtliche Absicherung.

 

Ein weiteres zentrales Element ist das E-Mail-Marketing, mit dem Du automatisiert kommunizieren und Beziehungen aufbauen kannst. Anbieter wie KlickTipp, ActiveCampaign oder MailerLite ermöglichen Dir Double-Opt-in-Prozesse, automatisierte Sequenzen und gezielte Kommunikation. Hier investierst Du Zeit in das Schreiben von Sequenzen und den Aufbau von Automationen.

 

Für den Überblick über Deine Kontakte und Kundinnen sorgt ein CRM-System (Customer Relationship Management) wie HubSpot, Pipedrive oder Notion. Damit kannst Du Leads und Kundinnen verwalten, nach Interessen segmentieren und Deine Kommunikation gezielt steuern. Dazu gehört die laufende Datenpflege und eine sinnvolle Strukturierung.

 

Damit Buchungen reibungslos funktionieren, braucht es ein Terminbuchungssystem wie Calendly oder OnceHub, das Online-Termine mit automatischen Bestätigungsmails koordiniert. Die Einrichtung sollte datenschutzkonform erfolgen.

 

Für Video-Calls, Coachings und Workshops sind Tools wie Zoom oder Teams Standard. Hier richtest Du Deinen Account ein, nimmst wichtige Einstellungen vor und kannst Aufzeichnungen erstellen.

 

Wenn Du gezielt neue Interessentinnen gewinnen willst, brauchst Du einen Funnel, also eine Abfolge von Seiten und E-Mails, die Menschen Schritt für Schritt zu Deinem Angebot führen. Systeme wie FunnelCockpit, Thrive Architect oder Leadpages helfen Dir beim Aufbau solcher Sales-Funnels oder Workshop-Seiten – inklusive Struktur, Design und Textgestaltung.

 

Damit Deine Kundinnen Zugang zu Deinen Inhalten haben, brauchst Du außerdem einen Mitgliederbereich, in dem Kurse, Videos, Audios und Materialien sicher und übersichtlich bereitgestellt werden. Tools wie Memberspot ermöglichen Dir, Programme zu strukturieren, Fortschritte sichtbar zu machen und eine professionelle Lernumgebung aufzubauen. Dazu gehören Aufbau, Design und Pflege des Mitgliederbereichs sowie die Integration in Dein Gesamtsystem.

 

Im Bereich Vertrags- und Rechnungswesen sorgen Tools wie sevDesk oder LexOffice für Buchhaltung, Rechnungserstellung und die Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen. Sie erfordern eine sorgfältige Einrichtung und laufende Pflege.

 

Für das Tracking und die Optimierung Deiner Werbemaßnahmen brauchst Du Analyse-Tools wie den Meta Pixel oder Google Analytics. Sie zeigen Dir, welche Maßnahmen funktionieren und wo Du nachjustieren kannst. Der Einbau und die DSGVO-konforme Umsetzung sind hier besonders wichtig.

 

Und schließlich spielt auch der Newsletter-Versand und die Kommunikation nach dem Kauf eine große Rolle. Tools wie KlickTipp oder Mailchimp ermöglichen Dir, Kundinnen regelmäßig mit wertvollen Inhalten zu erreichen, Bindung aufzubauen und Folgeangebote zu platzieren. Dazu gehören der Listenaufbau, das Schreiben von Sequenzen und die gezielte Planung von Kampagnen.

 

👉 All diese Tools kosten Geld – als Einsteigerin rund 250 € im Monat – und verlangen Zeit sowie technisches Verständnis, um sie einzurichten und sicher zu nutzen.

 

Sie werden zu Deinem täglichen Handwerkszeug, und ein großer Teil Deiner Energie fließt in ihre Bedienung, statt in das, was Du eigentlich tun willst: Menschen coachen.